版权所有，不得复制　作者：阿强

摘  要：本文根据自己的工作实际，简要谈谈邮件合并在学校工作中的应用以及邮件合并的实现过程。

    关键词：邮件合并、学校工作、应用、Word、Excel、Office

随着教育信息化的不断推进，信息技术在学校工作中的应用越来越广泛，极大地提高了学校教育教学工作的效率。本文根据自己的工作实际，简要谈谈邮件合并在学校工作中的应用。

在Office应用中，我们会体会到Word具有强大的排版功能，Excel具有强大的统计功能，那么我们能否将这两大功能联合使用以实现更强大的应用呢？在实际工作中，经常会遇到这种情况：需要处理的文件主要内容基本相同，只是具体数据有变化，比如学生成绩报告单、给家长的信、录取通知书、运动会奖状等各类获奖证书。如果是一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也够麻烦的。当然也可以留出空儿来，打印完成后用手工填写，那就更显得水平太低了。有没有什么办法来减少重复工作，提高效率呢？答案是肯定的，你可以使用Word提供的邮件合并功能。

请注意，邮件合并功能并不是一定要你发邮件，它是Microsoft Office中的一个很实用的功能，可以实现Office各组件之间（例如：Word、Excel、Access）综合应用，也可以实现Word与其它数据库之间的综合应用。

邮件合并的实现过程可以先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档（Word文档）和一个包括变化信息的数据库（它可以是Excel、Access、Foxpro等）；然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息；合成后的文件你可以保存为一个新的Word文档。接下来我就以打印学生成绩报告单为例，简要介绍一下Word 2000中邮件合并功能的使用过程（在Word 2003中操作方法差不多，只是操作界面略有变化）。

一、创建包括所有文件共有内容的主文档，创建过程按常规方法在Word创建“学生成绩单样表．doc”，此学生成绩单已简化，只设置了6门课程，如下图。

二、建立数据库，按常规方法在Excel中建立“学生成绩表．xls”，如下图。注意不要省略表格中的标题行，以免邮件合并时找不到合并域名。

    三、邮件合并

　　1. 在刚建立的“学生成绩单样表．doc”文档中，选择菜单栏的“工具/邮件合并”，则出现“邮件合并帮助器”对话框（如下图）。

2. 在“邮件合并帮助器”对话框中点击“创建”下拉按钮，选择“分类（C）…”，再在出现的对话框中点击“活动窗口（A）”按钮。
　　3. 在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据（G）”下拉按钮，选择“打开数据源(O)…”，在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格“学生成绩表．xls”，点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档（M）”，这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏（如下图）。

　　4. 把光标置于要插入相应项目的位置，点击“插入合并域”下拉菜单（下拉菜单中的相应选项与“学生成绩表．xls”表格中的标题行是一一对应的），然后单击下拉菜单中的相应选项，直至操作完毕（如下图）。域在Word中很有用，使用它可以实现数据的自动更新和文档自动化，还可以制作一些特殊的效果，如我们插入的一个可以自动更新的日期就是域。

5. 最后点击“合并至新文档”按钮，你会收到意想不到的效果，每个学生的成绩报告单都产生在一个新文档中，再将它保存为一个新文件“所有学生成绩报告单．doc”。

使用邮件合并功能可以做的事还很多，比如学生成绩报告单、给家长的信、录取通知书、运动会奖状等各类获奖证书。它的功能其实就是实现Word文档与Excel等数据库建立关联，相互取长补短。邮件合并功能的使用相当于实现了小型的信息管理系统。

参考文献：

[1] 刘春　朱宏伟主编《跟我学Office 2000》中文版  冶金工业出版社 2000年１月第一版

[2] 赵斌 卢盾编著《中文版Office 2003 七合一实用培训教程》 中国电力出版社 2004年１月